Ihre Systeme bleiben. AI Business Profiles verbindet sie.

Was fließt wohin?

AI Business Profiles nimmt den Kontakt auf, bevor er in Ihren Systemen ankommt. Danach geht es dort weiter, wo Ihr Unternehmen ohnehin arbeitet.

• Termin: Business Profile → Kunde bucht → Google Kalender oder Outlook
• Lead: Business Profile → Anfrage entsteht → CRM
• Ereignis: Neue Anfrage → Webhook, Zapier oder Make → Interner Ablauf
• Eigene Software: Ihre Anwendung → REST API → Leads, Termine, Profil

Alle Integrationen im Überblick.

Jede Anbindung mit ihrem Nutzen und der Art, wie sie verbunden wird. Gezeigt wird, was heute eingebaut ist. Externe Anbindungen nutzen Sie, sobald Zugangsdaten hinterlegt sind.

Kalender

• Google Kalender (OAuth): Belegte Zeiten berücksichtigen, Buchungen eintragen.
• Microsoft Outlook (OAuth): Belegte Zeiten berücksichtigen, Buchungen eintragen.
• Kalender-Abo (Abo-Adresse): Termine in Apple Kalender und weiteren Apps sehen.

CRM

• HubSpot (Private-App-Token): Kontakt und Notiz je neuem Lead.
• Pipedrive (API-Token): Person, Lead und Notiz je neuem Lead.
• Salesforce (Org-ID): Lead über Web-to-Lead.
• Zoho (Webhook-URL): Lead-Daten an Ihre Zoho-Webhook-Adresse.

Automatisierung

• Zapier (Webhooks / API): Abläufe aus neuen Leads und Ereignissen starten.
• Make (Webhooks / API): Abläufe aus neuen Leads und Ereignissen starten.

Kommunikation & Sichtbarkeit

• Eigener SMTP-Server (SMTP): E-Mail über Ihre bestehende Mail-Infrastruktur versenden.
• Web-Push (Browser-Push): Besucher und Gäste abonnieren Mitteilungen direkt im Browser – auf dem iPhone nach Hinzufügen zum Home-Bildschirm.
• Google-Unternehmensprofil (Google Places): Abgleich Ihrer Profilangaben mit Ihrem Google-Eintrag, nach Einrichtung.

Entwickler

• Webhooks (HTTPS + Signatur): Ereignisse signiert an eigene Systeme senden.
• REST API (API-Schlüssel): Leads, Termine und Profil lesen, Leads anlegen.

Hotel & Gastronomie

• Apaleo (Hotel-PMS) (Client-ID + Secret): Reservierungen werden alle 30 Minuten zu Aufenthalten mit Gastlink – nur lesend, nichts wird nach Apaleo zurückgeschrieben.
• Kassen-Schnittstelle (API-Schlüssel + Webhook): Bestellungen abrufen, Status zurückmelden, Bon drucken – mit Webhook bei jeder Statusänderung. Ein konkreter Kassenanbieter wird separat angebunden.

Termine direkt mit Ihrem Kalender verbinden.

Kunden buchen Termine über Ihr Business Profile. Ein verbundener Kalender sorgt dafür, dass belegte Zeiten nicht angeboten werden – und dass neue Buchungen dort landen, wo Sie Ihre Woche planen.

Google Kalender

Vorhandene Termine berücksichtigen und neue Buchungen in Ihren Arbeitskalender übernehmen.

• Verbinden mit Ihrem Google-Konto (OAuth)
• Belegte Zeiten im Hauptkalender werden bei der Terminwahl ausgeblendet
• Neue Buchungen werden als Termin eingetragen
• Der Zugang erneuert sich automatisch
• Jederzeit trennen

Microsoft Outlook

Belegte Zeiten aus Outlook berücksichtigen und gebuchte Termine dort eintragen.

• Verbinden mit Ihrem Microsoft-Konto (OAuth)
• Belegte Zeiten im Hauptkalender werden bei der Terminwahl ausgeblendet
• Neue Buchungen werden als Termin eingetragen
• Der Zugang erneuert sich automatisch
• Jederzeit trennen

Termine auch in weiteren Kalendern sehen.

Eine persönliche Abo-Adresse zeigt Ihre gebuchten Termine in Apple Kalender und anderen Kalender-Apps, die Abos per Adresse unterstützen.

• Adresse mit geheimem Schlüssel
• Nur lesen – Änderungen gehen nicht zurück
• Archivierte Termine erscheinen als abgesagt
• Wie oft aktualisiert wird, bestimmt Ihre Kalender-App

Termine werden mit 30 Minuten Dauer eingetragen. Zusätzlich lässt sich die Datei einmalig herunterladen.

Genutzt wird der Hauptkalender des verbundenen Kontos. Sagt der Kunde über den Link in seiner Bestätigung ab oder Sie im Dashboard, verschwindet der Termin automatisch aus Ihrem Kalender. Verschieben heißt: absagen und neu buchen.

In Teams kann jeder Mitarbeiter seinen eigenen Kalender verbinden. Gebucht wird dann gegen seine Zeiten.

Leads dort weiterverarbeiten, wo Ihr Vertrieb arbeitet.

Jede neue Anfrage aus Ihrem Business Profile kann direkt in Ihr CRM übertragen werden – nach einmaliger Einrichtung bei jedem neuen Lead, ohne Abtippen.

Diese Angaben werden übertragen

• Name
• E-Mail
• Telefon
• Firma
• Interesse
• Nachricht
• Quelle
• Termin
• Profil-Link

HubSpot (Private-App-Token)

Leads aus AI Business Profiles als Kontakt in Ihren HubSpot-Prozess übernehmen.

• Kontakt
• Notiz mit der Anfrage
• Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firma
• Gibt es die E-Mail schon, kommt die Notiz zum vorhandenen Kontakt

Pipedrive (API-Token)

Neue Anfragen als Lead in Ihrem Pipedrive-Eingang – mit Person und Notiz.

• Person
• Lead
• Notiz mit der Anfrage
• Name, E-Mail, Telefon
• Lead-Titel aus Name und Interesse
• Es wird kein Deal angelegt

Salesforce (Web-to-Lead (Org-ID))

Anfragen als Lead über das Web-to-Lead-Verfahren von Salesforce übergeben.

• Lead
• Name, E-Mail, Telefon, Firma, Beschreibung
• Lead-Quelle „AI Business Profiles“
• Web-to-Lead muss in Salesforce aktiv sein

Zoho (Webhook-URL)

Jeden neuen Lead als strukturierte Daten an eine Webhook-Adresse aus Ihrer Zoho-Umgebung senden.

• Daten an Ihre Webhook-Adresse
• Alle Lead-Felder inklusive Zeitpunkt der Einwilligung
• Weiterverarbeitung richten Sie in Zoho ein, z. B. mit Zoho Flow

• Übertragung in eine Richtung: von AI Business Profiles ins CRM
• Bei vorübergehenden Fehlern bis zu sechs weitere Versuche; das Ergebnis sehen Sie im Dashboard
• Probe senden, bevor echte Leads fließen
• Tokens werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt

Schlägt eine Übertragung fehl, bleibt der Lead in AI Business Profiles erhalten und wird automatisch erneut gesendet – bis zu sechsmal mit wachsendem Abstand. Bei Einrichtungsfehlern (z. B. falscher Schlüssel) nicht, die sehen Sie sofort im Dashboard.

Verbinden Sie AI Business Profiles mit Ihren Workflows.

Über Zapier oder Make können Ereignisse aus AI Business Profiles weitere Abläufe auslösen. Die Abläufe selbst bauen Sie in Ihrer Automatisierungsplattform.

Zapier – Über Webhooks / API

Mit Zapier über Webhooks oder die REST API verbinden – eine eigene Zapier-App gibt es nicht.

Make – Über Webhooks / API

Mit Make über Webhooks oder die REST API verbinden – eine eigene Make-App gibt es nicht.

• Lead-Weiterleitung: Webhook-Adresse aus Zapier oder Make im Dashboard eintragen – jeder neue Lead kommt dort an.
• Signierte Webhooks: Für Leads, Nachrichten, Termine und Absagen, Bewertungen, Profilaufrufe und vCard-Downloads – mit Signatur und Zustellprotokoll.
• REST API: Leads und Termine abrufen oder neue Leads anlegen.

Beispiel-Workflows: Neuer Lead → Zapier / Make → CRM-Kontakt anlegen, Nachricht ans Team, Zeile in Tabelle, E-Mail-Ablauf starten. Beispiele, die Sie in Zapier oder Make selbst einrichten – nicht fertig enthalten.

E-Mail über die Plattform oder Ihren eigenen Mailserver.

Benachrichtigungen und Bestätigungen gehen über die Plattform-Infrastruktur oder über Ihren eigenen SMTP-Mailserver. So bleibt Ihre bestehende E-Mail-Infrastruktur eingebunden.

• Verbindung wird vor dem Aktivieren geprüft
• Passwort verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt
• Test-E-Mail an Sie aus dem Dashboard

Ihren Mailserver hinterlegen Sie über einen Einrichtungslink, den wir Ihnen senden. Ist er nicht eingerichtet, versendet die Plattform.

Probleme früh erkennen.

Im Bereich Zustellung sehen Sie je Kanal, was versendet wurde und was nicht – mit der letzten Fehlermeldung und der Möglichkeit, erneut zu senden. Ist für ein Profil gar kein Versand eingerichtet, weist die Übersicht darauf hin.

Ereignisse automatisch an Ihre Systeme senden.

Webhooks geben relevante Ereignisse aus AI Business Profiles an eigene Systeme weiter – kurz nachdem sie eintreten, signiert und protokolliert.

• lead.created: Neue Anfrage
• appointment.booked: Termin gebucht
• vcard.downloaded: Kontakt gespeichert
• appointment.cancelled: Termin abgesagt
• contact.message: Nachricht über das Kontaktformular
• review.submitted: Gespräch bewertet
• profile.viewed: Profil aufgerufen (einmal je Besucher und Tag)
• restaurant.order.created: Neue Bestellung (mit Restaurant-Modul)
• restaurant.order.status_changed: Bestellstatus geändert – im Dashboard oder an der Kasse
• service.request.created: Neue Serviceanfrage (mit Gästemappe)

• Eigene HTTPS-Adresse je Webhook
• Ereignisse je Webhook auswählen
• Test senden
• Aktiv oder pausiert
• Secret einmal angezeigt, jederzeit erneuerbar
• Zeitlimit von 10 Sekunden je Zustellung

Signierte Webhooks.

Jede Nachricht trägt eine Signatur. Ihr System berechnet sie mit dem gemeinsamen Secret nach und weiß so, dass die Nachricht von Ihnen kommt und unterwegs nicht verändert wurde.

• HMAC-SHA256 über Zeitstempel und Inhalt
• Zeitstempel in der Signatur gegen wiederholte Nachrichten
• Ereignis, ID und Versuch als eigene Kopfzeilen
• Prüfbeispiel im Dashboard

Jede Zustellung im Protokoll.

Das Zustellprotokoll zeigt jede Zustellung mit Ereignis, Ziel, Statuscode, Dauer und Versuch. In den Details sehen Sie die gesendeten Daten und die Antwort Ihres Systems.

Automatisch wiederholt. Manuell erneut senden.

Antwortet Ihr System nicht oder mit einem vorübergehenden Fehler, wiederholt AI Business Profiles die Zustellung automatisch mit wachsendem Abstand. Danach können Sie sie mit einem Klick erneut senden.

Dauerhafte Fehler wie 404 werden nicht wiederholt, sondern sofort als endgültig markiert. Gibt Ihr System „Retry-After“ an, wird das berücksichtigt.

Bauen Sie AI Business Profiles in Ihre eigene Software ein.

Die REST API verbindet AI Business Profiles mit eigenen Anwendungen: Leads, Termine und Profildaten abrufen, neue Leads anlegen – und als Kassen-Schnittstelle Restaurantbestellungen abrufen und ihren Status setzen.

• GET /api/v1/leads: Leads abrufen – seitenweise, nach Status und Datum filterbar
• POST /api/v1/leads: Lead anlegen
• GET /api/v1/appointments: Gebuchte Termine abrufen
• GET /api/v1/profile: Profildaten abrufen
• GET /api/v1/orders: Restaurantbestellungen abrufen – für Ihre Kasse, nach Status und Zeitpunkt filterbar
• POST /api/v1/orders/:id/status: Bestellstatus setzen, z. B. angenommen oder bereit – der Gast wird benachrichtigt
• GET /api/v1/ping: Verbindung prüfen

Per API angelegte Leads lösen wie alle anderen Leads CRM-Übertragung und Webhooks aus. Ändern und Löschen über die API gibt es nicht – ausgenommen den Status von Restaurantbestellungen. Jede Statusänderung meldet zusätzlich der Webhook restaurant.order.status_changed.

API-Schlüssel erstellen und widerrufen.

Schlüssel erstellen Sie im Dashboard und geben ihnen genau die Berechtigungen, die eine Anwendung braucht. Der vollständige Schlüssel ist nur beim Erstellen sichtbar und wird nur als Prüfwert gespeichert.

• Bis zu 20 aktive Schlüssel
• Widerrufen wirkt sofort
• Kein automatisches Ablaufdatum – widerrufen Sie, was Sie nicht mehr brauchen

Zugang und Schutz

• Anmeldung mit Bearer-Schlüssel
• Berechtigungen je Schlüssel wählbar
• 120 Anfragen je Minute und Schlüssel
• Jeder Schlüssel gilt nur für Ihr Konto
• Klare Fehlercodes: 401, 403, 404, 429

API-Referenz im Dashboard

Endpunkte, Berechtigungen, Fehlercodes und Beispielaufrufe finden Sie nach der Anmeldung unter Integrationen & API. Eine öffentliche Dokumentation gibt es derzeit nicht.

Wenn eine Verbindung Aufmerksamkeit braucht.

Fehler bleiben nicht im Verborgenen. Jede Anbindung zeigt ihren letzten Stand im Dashboard – mit der passenden Aktion.

So können Integrationen zusammenspielen.

• Termin: Kunde → Business Profile → Buchung → Google oder Outlook. Bestehende Termine berücksichtigen und die Buchung in den Arbeitskalender übernehmen.
• Lead ins CRM: QR-Code → Business Profile → Formular oder KI → Lead → CRM. Die Anfrage landet mit Quelle und Nachricht in HubSpot, Pipedrive, Salesforce oder per Webhook in Zoho.
• Webhook: Neuer Lead → Signierter Webhook → Ihr System. Ihr eigenes System erhält jede neue Anfrage und prüft die Signatur.
• Automatisierung: Neue Anfrage → Zapier oder Make → Ihr Workflow. Zum Beispiel Team benachrichtigen und eine Tabelle füllen – eingerichtet in Ihrer Plattform.
• Eigene Software: Ihre Software → REST API → AI Business Profiles. Leads und Termine abrufen, neue Leads anlegen.

Sie müssen Ihre bestehenden Systeme nicht ersetzen.

AI Business Profiles ergänzt Ihre Geschäftsprozesse um den digitalen Kundenkontakt davor.

• Kalender bleibt Kalender.
• CRM bleibt CRM.
• Mailserver bleibt Mailserver.

Daten hinein und heraus.

• Leads als CSV: Alle Leads mit Einwilligungsangaben für Tabellen und andere Systeme.
• Kontakt als vCard: Besucher speichern Ihren Kontakt direkt im Adressbuch.
• Termine als .ics: Als Abo-Adresse oder als Datei zum Herunterladen.
• Team aus Datei: Mitarbeiter per CSV- oder vCard-Datei anlegen, bis zu 50 auf einmal.
• Team von der Website: Teammitglieder von Ihrer Website einlesen und auswählen.
• Datenauskunft: Die gespeicherten Daten Ihres Kontos als Datei.

Für individuelle Prozesse.

Für komplexere Anforderungen stehen Webhooks, REST API und eigener Mailserver bereit. Was Sie darauf aufbauen, bestimmen Sie.

Individuelle Anbindungen an weitere Systeme sind keine inkludierte Entwicklungsleistung. Sprechen Sie uns an – wir klären, was mit den vorhandenen Schnittstellen möglich ist.

Integrationen auch für White Label.

Eine White-Label-Instanz läuft auf derselben Plattform und bringt dieselben Schnittstellen mit.

Im Betreiberbereich alles im Blick.

Als Betreiber sehen Sie Webhooks, API-Schlüssel und Zustellungen aller Kunden – ohne in deren Daten zu schauen.

• Webhooks einzelner Kunden pausieren oder aktivieren
• API-Schlüssel widerrufen
• Endgültig fehlgeschlagene Zustellungen erneut senden
• Test-Ereignis an eine beliebige Adresse senden
• Zustellprotokoll ohne Inhalte – nur Status und Größe
• Jeder Eingriff steht im Protokoll des Kunden

Datenflüsse nachvollziehbar gestalten.

An Ihre eigenen Systeme (CRM, Webhooks, Kalender) gehen Daten nur über Anbindungen, die Sie selbst einrichten. Die Dienstleister der Plattform stehen in der Liste der Unterauftragnehmer; was Sie selbst verbinden, steht dort gesondert und erscheint automatisch in Ihrer Datenschutzerklärung, sobald Sie es einschalten.

• An Ihre Systeme wird nichts übertragen, bevor Sie eine Anbindung einrichten
• Kalender-Zugänge, CRM-Tokens, Webhook-Secrets und SMTP-Passwort verschlüsselt gespeichert
• API-Schlüssel nur als Prüfwert gespeichert
• Webhooks nur an HTTPS-Adressen, nicht an interne Netze
• Integrationen verwaltet der Kontoinhaber; Mitarbeiter verbinden höchstens ihren eigenen Kalender
• Jede Anbindung lässt sich trennen, pausieren oder widerrufen

Datenschutz bei Integrationen

Welche Datenschutzanforderungen gelten, hängt auch vom verbundenen Anbieter und Ihrer Konfiguration ab. AI Business Profiles stellt eigene Datenschutz- und Integrationsfunktionen bereit; bei externen Diensten gelten zusätzlich deren Bedingungen und Datenschutzinformationen.

Häufige Fragen zu Integrationen

Welche Kalender kann ich verbinden?

Google Kalender und Microsoft Outlook direkt über Ihr Konto, sobald die Kalenderanbindung eingerichtet ist. Dazu kommt eine Abo-Adresse, mit der Sie Ihre Termine in Apple Kalender und anderen Kalender-Apps sehen.

Funktioniert AI Business Profiles mit Google Kalender?

Ja. Belegte Zeiten aus Ihrem Hauptkalender werden bei der Terminwahl ausgeblendet, und neue Buchungen werden dort eingetragen. Absagen per Link oder im Dashboard werden dort automatisch entfernt; verschieben heißt: absagen und neu buchen.

Kann ich Outlook verbinden?

Ja, über Ihr Microsoft-Konto – mit denselben Funktionen wie bei Google: belegte Zeiten berücksichtigen und neue Buchungen eintragen.

Welche CRM-Systeme werden unterstützt?

HubSpot, Pipedrive und Salesforce direkt, Zoho über eine Webhook-Adresse. Jeder neue Lead wird nach der Einrichtung übertragen – in eine Richtung, ins CRM.

Kann ich HubSpot verwenden?

Ja. Mit einem Private-App-Token legt AI Business Profiles für jeden neuen Lead einen Kontakt mit einer Notiz zur Anfrage an. Gibt es die E-Mail-Adresse schon, kommt die Notiz zum vorhandenen Kontakt.

Unterstützt AI Business Profiles Zapier?

Ja, über Webhooks und die REST API. Eine eigene Zapier-App gibt es nicht. Sie tragen die Webhook-Adresse aus Zapier im Dashboard ein oder nutzen die signierten Webhooks.

Unterstützt AI Business Profiles Make?

Ja, ebenfalls über Webhooks und die REST API. Eine eigene Make-App gibt es nicht.

Kann ich meinen eigenen Mailserver verwenden?

Ja. Sie hinterlegen SMTP-Server, Port, Verschlüsselung, Zugang und Absender über einen Einrichtungslink von uns. Die Verbindung wird vor dem Aktivieren geprüft, das Passwort verschlüsselt gespeichert.

Gibt es eine API?

Ja, eine REST API zum Abrufen von Leads, Terminen und Profildaten und zum Anlegen neuer Leads – mit dem Restaurant-Modul auch zum Abrufen von Bestellungen und Setzen ihres Status (Rechte read:orders und write:orders). Die Referenz mit Beispielen finden Sie im Dashboard.

Kann ich Webhooks verwenden?

Ja, für neue Leads, Nachrichten, gebuchte und abgesagte Termine, Bewertungen, Profilaufrufe und gespeicherte Kontakte. Sie wählen je Webhook die Ereignisse, können testen und sehen jede Zustellung im Protokoll.

Sind Webhooks signiert?

Ja, mit HMAC-SHA256 über Zeitstempel und Inhalt. Das Secret sehen Sie einmal beim Anlegen und können es jederzeit erneuern.

Kann ich fehlgeschlagene Webhooks erneut senden?

Ja. Bei vorübergehenden Fehlern gibt es automatisch bis zu sechs Zustellversuche. Ist eine Zustellung endgültig fehlgeschlagen, senden Sie sie aus dem Protokoll per Klick erneut.

Kann ich eigene Integrationen entwickeln?

Ja, im Rahmen von REST API und Webhooks. Damit verbinden Sie eigene Software oder Plattformen, für die es keine fertige Anbindung gibt.

Verbinden Sie AI Business Profiles mit Ihrem bestehenden Workflow.

Kalender, CRM, E-Mail, Automatisierungen und eigene Systeme – AI Business Profiles fügt sich in Ihre Prozesse ein, statt sie zu ersetzen.